Avis de confidentialité

En bref

Nous savons qu’un avis de confidentialité peut sembler long. Ce document existe pour vous expliquer simplement quels renseignements personnels nous pouvons recueillir, pourquoi nous les utilisons, à qui ils peuvent être communiqués et quels droits vous conservez. En résumé, Commandare Technologies recueille les renseignements nécessaires pour répondre aux demandes, fournir ses services, protéger ses systèmes, améliorer son site web et respecter ses obligations légales. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Si vous avez une question, souhaitez faire corriger une information ou exercer vos droits, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

1. Introduction

Chez Commandare Technologies, nous nous engageons à protéger les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons, communiquons ou conservons. Le présent avis explique, de façon claire et transparente, comment nous traitons les renseignements personnels des visiteurs de notre site web, de nos clients, de nos fournisseurs, des candidats à l’emploi et des autres personnes qui interagissent avec nous. Le présent avis vise les renseignements personnels recueillis au moyen de notre site web externe, de nos formulaires, de nos communications d’affaires, de nos services professionnels, de nos rencontres, de nos solutions de clavardage en ligne et de nos solutions de téléphonie infonuagique. Il est rédigé en termes clairs afin d’aider les personnes concernées à comprendre nos pratiques et à exercer leurs droits.

2. Renseignements que nous pouvons recueillir

Selon votre relation avec nous, nous pouvons recueillir différents types de renseignements personnels. Cela peut inclure les renseignements que vous nous fournissez directement, les renseignements générés lors de vos interactions avec nos services et certains renseignements techniques liés à l’utilisation de notre site web. Ces renseignements peuvent notamment comprendre votre nom, vos coordonnées, le nom de votre organisation, le contenu de vos messages ou demandes, des renseignements liés au soutien technique, à une candidature, à une relation d’affaires, à une rencontre ou à une communication téléphonique. Nous pouvons aussi recueillir certains renseignements techniques lorsque vous utilisez notre site web, comme l’adresse IP, le type de navigateur, les pages consultées, les interactions avec le site, les préférences de consentement et certaines données liées aux témoins ou aux technologies similaires.

Renseignements recueillis auprès d’autres sources

Nous pouvons également collecter des renseignements personnels à votre sujet lorsque vous :

Vous inscrivez à notre infolettre
Assistez à une de nos formations ou à l’un de nos évènements
Demandez des informations supplémentaires sur nos services
Communiquez avec nous

Nous pouvons également recevoir des renseignements personnels vous concernant par l’intermédiaire de plateformes de réseaux sociaux ou de partenaires événementiels, notamment dans le cadre d’activités conjointes. Ces sources sont utilisées uniquement avec le consentement ou dans les limites prévues par la loi.

3. Pourquoi utilisons-nous vos renseignements?

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement pour des fins déterminées, légitimes et raisonnables, notamment pour répondre à vos demandes, fournir nos services, gérer nos relations d’affaires, traiter les candidatures, offrir du soutien, assurer la sécurité de nos systèmes, améliorer notre site web, comprendre l’utilisation de nos services, documenter certaines rencontres ou communications, respecter nos obligations légales et prévenir les activités frauduleuses ou malveillantes.

4. Consentement

Lorsque la loi l’exige, nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels. Le consentement demandé est adapté à la nature des renseignements et aux fins visées. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales, contractuelles ou opérationnelles applicables. Le retrait du consentement pourrait toutefois limiter notre capacité à vous fournir certains services ou certaines fonctionnalités.

5. Conservation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été collectés. Une fois cette durée écoulée, les données sont détruites ou anonymisées de manière sécuritaire et irréversible. Les enregistrements audios des appels et les transcriptions associées sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été collectés, puis supprimés ou anonymisés de façon sécuritaire conformément à nos règles de conservation et de destruction des renseignements personnels. La durée est déterminée en fonction de la finalité du traitement, de la nature du dossier et des obligations légales applicables.

6. Communication à des tiers et transfert hors Québec

Lorsque nous envisageons de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous procédons d’abord à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), conformément à la Loi 25. Cette évaluation vise à s’assurer que les renseignements bénéficieront d’un niveau de protection adéquat, équivalent à celui prévu par la législation québécoise. Le transfert ne sera effectué que si des garanties contractuelles, techniques et organisationnelles appropriées sont mises en place pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des renseignements personnels. Les enregistrements d’appels, les transcriptions, les résumés et certaines métadonnées téléphoniques peuvent être traités par des fournisseurs de services agissant à titre de sous-traitants. Ces fournisseurs peuvent notamment soutenir la téléphonie infonuagique, l’assistance automatisée, la transcription, le résumé ou l’analyse. Certains traitements peuvent être effectués à l’extérieur du Québec. Dans ces cas, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est réalisée et des garanties appropriées sont mises en place.

7. Outils automatisés, profilage, clavardage et téléphonie

Commandare Technologies peut utiliser des outils automatisés, des systèmes conversationnels, des solutions de clavardage en ligne, des outils de téléphonie infonuagique, des outils de transcription, des outils de résumé ou des outils d’aide au traitement des demandes. Ces outils peuvent servir à traiter certaines demandes, produire des résumés, classifier ou prioriser certaines communications, documenter les échanges, améliorer la qualité du service et soutenir les équipes internes. Ces outils peuvent traiter certains renseignements personnels, notamment le contenu d’une demande, les informations fournies dans un message ou un clavardage, les notes associées à un dossier, les renseignements contenus dans nos systèmes internes de gestion des demandes, les transcriptions ou résumés d’appels, ainsi que certaines métadonnées téléphoniques comme la date, l’heure, la durée ou le numéro associé à un appel. Ces traitements ne produisent pas de décision finale ayant une incidence importante sur une personne sans intervention humaine. Si une décision devait être prise exclusivement au moyen d’un traitement automatisé, la personne concernée serait informée conformément à la loi et pourrait demander des informations sur la logique utilisée ainsi qu’une révision par une personne. Lorsque des fonctions de profilage sont utilisées, vous pouvez vous y opposer, dans la mesure prévue par la loi.

8. Protection de vos renseignements

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la perte, le vol, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée. Ces mesures peuvent inclure la gestion des accès, l’authentification multifacteur, le chiffrement, la journalisation, la surveillance, la sensibilisation du personnel et la révision régulière de nos pratiques de sécurité. Aucune méthode de transmission ou de conservation n’est entièrement exempte de risque. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous prendrons les mesures requises, notamment l’inscription au registre des incidents et l’avis aux personnes concernées ainsi qu’à la Commission d’accès à l’information du Québec lorsque la loi l’exige.

9. Gouvernance et responsabilité

Commandare Technologies applique des mesures de gouvernance afin d’encadrer la gestion des renseignements personnels. Ces mesures comprennent notamment :

Des responsabilités clairement attribuées pour la protection des renseignements personnels.
Des procédures de sécurité, de gestion des incidents et de réponse aux atteintes à la vie privée.
La réalisation d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requise.
Des activités de formation, de sensibilisation et de responsabilisation du personnel.
Une révision périodique de nos pratiques afin de les maintenir à jour.

Ces mesures visent à assurer une gestion responsable, sécuritaire et conforme des renseignements personnels.

10. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels :

Droit d’accès : obtenir la confirmation que nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et en recevoir une copie.
Droit de rectification : faire corriger tout renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
Droit à la suppression : demander la suppression de vos renseignements lorsque leur conservation n’est plus justifiée.
Droit au retrait du consentement : retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements, sous réserve d’obligations légales ou contractuelles.
Droit à la portabilité : recevoir vos renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et les transmettre à un autre organisme si vous le souhaitez.
Droit à la cessation de diffusion ou à la désindexation : demander la cessation de diffusion ou la désindexation d’un renseignement personnel lorsque les conditions prévues par la loi sont remplies.
Droit à l’information et à la révision d’une décision automatisée : obtenir des renseignements sur la logique utilisée et demander une révision par une personne lorsqu’une décision est prise exclusivement au moyen d’un traitement automatisé.
Droit de plainte : porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir la section 15 Coordonnées). Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable, généralement dans les 30 jours suivant la réception d’une demande complète.

11. Liens vers des sites tiers

Notre site web peut contenir des liens vers des sites exploités par des tiers. Ces sites possèdent leurs propres pratiques de confidentialité et de sécurité. Nous vous invitons à les consulter avant de transmettre des renseignements personnels à ces tiers.

12. Plaintes et questions

Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour poser une question, exercer un droit ou formuler une plainte. Nous traiterons votre demande avec diligence et confidentialité. Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez également vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

13. Modification du présent avis

Nous pouvons modifier le présent avis afin de refléter l’évolution de nos pratiques, de nos services, de nos fournisseurs ou des exigences légales. La date de dernière mise à jour indique la version la plus récente. Toute modification importante sera communiquée de façon appropriée.

14. FAQ complémentaire – Enregistrement des rencontres

La présente FAQ complète l’avis général de confidentialité et résume les informations essentielles au sujet des rencontres, appels ou visioconférences pouvant être enregistrés.

Est-ce que les rencontres sont automatiquement enregistrées?

Non. L’enregistrement n’est pas automatique. Lorsqu’un enregistrement est lancé, l’animateur l’indique clairement et une notification peut aussi être affichée dans l’outil utilisé.

Qu’est-ce qui peut être enregistré ou généré?

Selon les fonctionnalités utilisées, l’enregistrement peut inclure l’audio, la vidéo, le partage d’écran et certains éléments du clavardage. Une transcription automatisée ou un résumé peut aussi être généré lorsque la fonctionnalité est activée.

Pourquoi enregistrons-nous certaines rencontres?

Les enregistrements servent à faciliter le suivi, préparer des comptes rendus, documenter les décisions, soutenir la collaboration et améliorer la qualité des services.

Puis-je refuser ou poser une question?

Oui. Si vous ne souhaitez pas être enregistré, vous pouvez en informer l’animateur de la rencontre. Vous pouvez aussi communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels pour exercer vos droits, poser une question ou formuler une plainte au sujet d’un enregistrement, d’une transcription ou d’un résumé.

15. Coordonnées

Pour exercer vos droits ou pour toute question :

Courriel : rprp@commandare.com
Adresse postale : Responsable de la protection des renseignements personnels, 20, rue Émilien-Marcoux, bureau 100, Blainville, Québec, J7C 0B5

Date d’entrée en vigueur : août 2025 Dernière mise à jour : août 2026